Le travail à distance est devenu la norme ces dernières années et ne cesse de gagner en popularité dans de nombreuses structures. Cependant, pour assurer l'efficacité de cette nouvelle organisation du travail, il est crucial de prendre en compte la transformation digitale des entreprises et l'utilisation d'outils collaboratifs digitaux.
Les logiciels collaboratifs offrent des solutions permettant aux utilisateurs de partager facilement des fichiers, des informations et des annotations. Ils permettent aux équipes de planifier, de suivre l'avancement d'un projet, de construire et diffuser un plan d'actions. Ces outils s'inscrivent dans la logique du travail collaboratif, mettant en avant la communication, l'entraide et l'échange entre les collaborateurs.
Comment choisir le bon outil collaboratif ?
Pour choisir le(s) bon(s) outil(s) collaboratif(s), il est important de se poser les questions suivantes : quels objectifs souhaitez-vous atteindre grâce à cette organisation du travail ? Fluidifier la communication ? Encourager la réflexion collective ? Partager rapidement des informations ? Réaliser un suivi en temps réel ? Il est essentiel de recenser et d'hiérarchiser vos objectifs afin d'identifier les outils qui répondront à vos besoins et de disposer des points de comparaison nécessaires lors du choix du logiciel ou de l'application..
Comparez les outils selon plusieurs critères.
Les outils collaboratifs doivent s'adapter au mode de fonctionnement de votre entreprise et à vos besoins spécifiques. Il est recommandé d'analyser en détail les caractéristiques de ces outils pour évaluer leur pertinence pour votre activité et votre organisation du travail.
Voici une sélection d’outils de travail collaboratifs que nous vous suggérons de prendre en considération lors de votre démarche de développement du travail à distance.
Google Workspace
Google Workspace est la solution flexible et innovante de Google qui regroupe tous les outils collaboratifs dont vous avez besoin pour booster votre productivité ainsi que celle de vos collaborateurs. Google Workspace propose un ensemble d’outils complémentaires accessibles aussi bien sur ordinateur, smartphone et tablette, avec et sans connexion internet.
Gmail : messagerie sécurisée et privée
Google Agenda : calendrier / agenda en ligne Google Drive : espace de stockage et de partages de fichiers
Google Docs : traitement de texte / éditeur de documents Google Sheets : tableur / éditeur de feuilles de calculs Google Slides : éditeur de présentations Google Forms : éditeur d'enquêtes et de formulaires
Google Sites : éditeur de sites web
Google Meet : Service de visioconférence
Google Workspace permet de stocker et de partager des données à toute l’organisation via le cloud. Ce dernier est accessible à partir d’un compte Google et se synchronise avec toutes les applications de Google et reste accessible à tous indépendamment de leurs localisations. Chaque collaborateur peut ainsi consulter les fichiers et dossiers, les modifier ou en ajouter notamment en utilisant les applications bureautique Google Docs, Sheets ou Slides
Les calendriers partagés permettent d’organiser des réunions tout en vérifiant la disponibilité de vos collègues. Les réunions peuvent avoir lieu en visioconférence directement à travers Google Meet. Partagez votre écran pour présenter votre travail à l'équipe et prendre des décisions en direct.
Microsoft Teams
Teams se positionne est le principal outil de la suite Microsoft Office 365 pour le travail collaboratif. Sa plateforme réunit un ensemble de fonctionnalités utiles pour la collaboration. Teams intègre entre autres Excel, Word et PowerPoint.
Les collaborateurs communiquent via le tchat ou la messagerie ainsi que les appels audios ou de visioconférence.
La création des canaux de communication par projet permet de se réunir entre collègues pour avancer ensemble dans un sous espace de travail dédié.
Microsoft Teams offre également la possibilité d’ajouter des applications externes pour compléter ses fonctionnalités.
Trello
Trello est un outil collaboratif gratuit très intuitif qui facilite la gestion de projet en ligne. La plateforme propose des tableaux de bord par projet, ensuite divisés en cartes. On peut rendre un tableau privé ou collaboratif, y attribuer un ou plusieurs membres, un deadline et des pièces jointes.
Trello permet ainsi de suivre l’avancée des différentes missions ou taches des collaborateurs projets. Vous pouvez, par exemple, avoir une colonne « À faire », « En cours », « Rendu » et « Validé ». Lorsque qu’une personne sera en train de travailler sur une tâche, il pourra la glisser dans « En cours », puis dans « Rendu » lorsque c’est terminé.
Slack
Slack est une application de messagerie instantanée qui se présente comme un espace de travail virtuel et favorise le travail collaboratif. Les conversations sont organisées sous forme de chaînes, ce qui permet de regrouper les discussions par projet, équipe ou thème. Les utilisateurs peuvent également partager des fichiers, intégrer des outils externes et effectuer des recherches dans les conversations passées pour retrouver facilement des informations.
Slack offre également la possibilité de créer des groupes de travail, d'inviter des membres externes et de collaborer en temps réel sur des projets. Il propose également des fonctionnalités de visioconférence pour les réunions en ligne, ce qui en fait un outil complet pour la communication et la collaboration à distance.
Conclusion
Le travail à distance est devenu une nouvelle norme dans la vie professionnelle, et les outils collaboratifs digitaux sont essentiels pour assurer son efficacité. Il existe de nombreux outils disponibles sur le marché, tels que Google Workspace, Microsoft Teams, Trello, Slack, Asana, Zoom, et bien d'autres, qui offrent des solutions pour faciliter la communication, la coordination et la collaboration entre les équipes à distance.
Il est important de choisir les bons outils collaboratifs en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, en prenant en compte les objectifs que vous souhaitez atteindre avec le travail à distance. Il est également essentiel de former les collaborateurs à l'utilisation de ces outils et de les encourager à les adopter dans leur routine de travail quotidienne.
En conclusion, les outils collaboratifs digitaux sont devenus indispensables pour assurer la productivité et la coordination des équipes à distance, et il est crucial de choisir les bons outils en fonction des besoins de votre entreprise pour garantir le succès du travail à distance dans la nouvelle
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